Sett ring i kalenderen – her blir det datakrøll for alle aktører i domstolene

Da regjeringen vedtok å gjennomføre domstolsreformen, ble datoen satt til 1. mai 2021. Nå ligger det an til at dette endres. Årsaken er at sammenslåingene vil kreve så omfattende arbeider med datasystemene at samtlige systemer i domstolsapparatet må stenges ned – fire ganger. Ikke engang eposten vil fungere, og det som ikke er lastet ned lokalt på laptopene – ja det får man simpelthen ikke tak i.

De to største nedstengningene vil finne sted 22. april og 10. juni. Da kommer alle datasystemene til å bli slukket etter arbeidstid torsdag, og være nede til mandag morgen. 9. april og 28. mai stenges systemet først etter arbeidstid fredag.

To etapper

Årsaken til at alt må stenges, er at sammenslåingene i tingrettenes datasystemer skal integreres opp mot systemene i politiet, påtalemyndigheten, Kriminalomsorgen og Brønnøysundregistrene.

Dette er også årsaken til at reformdatoen endres fra det opprinnelig vedtatte 1. mai. Den nye datoen er basert på tilgangen til nødvendig mannskap i alle de berørte etatene. Sammenslåingen vil først skje med en prøveballong i Trøndelag og Søndre Østfold, som blir sammenslått allerede 12. april. Disse er valgt fordi de allerede langt på vei har integrerte systemer.

Deretter kommer det store rushet mandag 26. april. Også i lagmansretten skal det skje endringer, ved at en god del av Borgartings portefølje overføres til Eidsivating. Dette kommer imidlertid ikke til å skje før i 2022, ettersom Eidsivating både må oppbemanne og utvide lokalene.

Lager veileder

– Hvis det hadde vært mulig å gjøre det uten å stenge ned, så hadde vi gjort det. Men da hadde risikoen for at systemet ikke blir klart til mandag morgen blitt for stor, og det er det viktigste for oss. Disse systemene er veldig integrerte, og det er en komplisert teknisk prosess.

– Hvordan går det med domstolene når de skal være uten de mest sentrale verktøyene i en hel arbeidsdag?

– De tilbakemeldingene vi har fått er at domstolene skal klare å håndtere dette uten at berammede ting må avlyses.

– Hva med aktørene, da? Hvordan skal de for eksempel forholde seg til frister for innlevering til aktørportalen? Bør de som har frist den fredagen levere en dag før?

– Aktørportalen er ikke tilgjengelig i nedetiden. Det man har frist til å sende inn i løpet av en dag med nedetid, må sendes inn før systemene våre tas ned. Nye stevninger kan ikke sendes inn før de nye rettskretsene er trådt i kraft.

Urke understreker at det i spesielle tilfeller er mulig å sende inn på papir:

– Domstoladministrasjonen kan åpne for at man kan sende inn på papir når systemet ikke fungerer. Dette er en nødløsning som vi anbefaler at man bruker i minst mulig grad, sier Urke.

DA jobber nå med en veileder som skal sendes ut til aktørene.

Har stoppet beramminger

Sorenskriver ved Oslo tingrett, Yngve Svendsen, sier tingretten er forberedt på å gjennomføre overgangen uten mye stans i produksjonen.

– Den varslede nedetiden for det meste av domstolenes tjenester vil gi krevende rammevilkår for vår drift og saksavvikling i fire angitte tidsperioder våren 2021. Vi er godt i gang med å legge en plan for hvordan vi skal håndtere dette. Vi blokkerte med en gang for nye berammelser fredag 11. juni, som er den fredagen Oslo tingrett er rammet sterkest. Dette gjelder både rettsmøter og domskrivningstid, og både sivilt og straff. Fredag 23. april er det mulig å jobbe lokalt på domstolens laptoper, slik at det vil være mulig å skrive på avgjørelser. Vi planlegger derfor med domskrivningstid denne dagen, men er fortsatt tilbakeholdne med å beramme nye rettsmøter, forteller Svendsen.

– Send i god tid

For de allerede berammede sakene disse to dagene, blir det planlagt mer fysisk oppmøte enn normalt, for å redusere den digitale sårbarheten.

– Når det gjelder mottak av straffesaksdokumenter, må vi be politiet om å sende nødvendige dokumenter i Justishub i god tid før våre systemer stenger ned, slik at vi rekker å legge inn dokumenter på lokale maskiner. Også saker til de påfølgende mandagene må sendes tidlig.

Blant ting som ennå ikke er avklart, er hvordan politiet skal få sendt domstolene dokumenter i nedetiden, for eksempel fengslinger eller hastebegjæringer.

– Vi undersøker om politiet kan sende til oss i Altinn, og om DA har noen forslag. Løsningen må på plass i god tid før påske, i dialog med politiet, sier Svendsen.