I flere år har frykten for GDPR-bøtene satt sletting av personopplysninger høyt på alles agenda. Da Arkivlovutvalget presenterte forslag til ny lov i går, var problemstillingen omvendt: Hvordan skal man hindre overdreven sletting, og «digital demens»?
– GDPR gjør i artikkel 89 unntak for lagring til behandling for arkivformål i allmennhetens interesse, men er veldig vag i formuleringen. Det er kanskje vår største bekymring. Med GDPR som bakteppe er det lett å bli ivrig på slettingen, og kanskje for ivrig. Vår frykt er overdreven compliance, fordi man ikke helt tar inn over seg handlingsrommet som ligger i artikkel 89, sier utvalgsleder Christian Reusch.
Reusch er til daglig partner i Simonsen Vogt Wiig.
Må sortere epost
Den gamle arkivloven ble vedtatt i 1992. Den gang foregikk stort sett all kommmunikasjon analogt. Tall utvalget har innhentet, forteller at det nå bare i Utenriksdepartementet sendes 7 millioner epost i måneden. Og mens personvernloven krever at ansatte skal få ha sin private epost i fred, krever arkivloven loggføring av alt som ikke er privat.
Utvalget anbefaler at det innføres et system der alle eposter sendt eller mottatt på jobbmail anses som arkivverdig, med mindre den ansatte selv markerer den som privat.
– Men her vil det måtte utvikles verktøy for automatisering. Med sju millioner epost i måneden vil UDs ansatte ellers bruke halvannen time hver dag på å sortere e-posten, sier Reusch.
Metoo-dokumentasjon
Et forslag som muligens vil kunne skape nervøse rykninger hos mang en mellomleder, er forslaget om å dokumentere all internkommunikasjon til og fra alle som har lederstillinger. Dette ikke bare av arkivfaglige hensyn, men også for å sikre dokumentasjon dersom det senere skulle dukke opp rettskrav. Utvalget trakk under presentasjonen frem metoo-saker som eksempel. Utvalget skriver:
«Det er intet mål å dokumentere lederes kommunikasjon om sine private forhold. Plikten gjelder kun 'virksomhetsrelatert kommunikasjon'. Det er nødvendig at det foretas grundige vurderinger av forholdet til offentleglova før bestemmelsen tar til å gjelde. Det må være full klarhet om hvilke regler som skal gjelde for offentlighetens rett til innsyn. Utvalgets forslag er begrunnet i arkivfaglige hensyn. Innsyn i dokumentasjonen er i utgangspunktet et annet spørsmål, som må løses med utgangspunkt i offentleglova. Det er viktig at en ordning som her skissert ikke fører til en 'nedkjølingseffekt' og at kommunikasjon flyttes ut i andre kanaler som er dårligere egnet til å dokumentere.»
Andre temaer i lovforslaget er blant annet arkivering av dokumentasjon i privatisert offentlig virksomhet, dokumentasjon av automatiserte forvaltningsvedtak, lagring av arkiv på servere i utlandet (skytjenester) og fjerning av den tradisjonelle «journalen» for loggføring av kommunikasjon. Om det siste skriver utvalget:
«Dagens journalføringspraksis har bidratt til dårligere arkiver, og journalføringen har etter utvalgets syn utspilt sin rolle som instrument for å sikre pålitelig og ekte dokumentasjon. Digital kommunikasjon og digitale arbeidsprosesser åpner for at åpenhet og etterprøvbarhet kan ivaretas med andre og mindre arbeidskrevende metoder.»
